9月4日中午12点半，我系在新教207教室召开了“艺术体育系迎新生协调会”。郑焕然主任，秘书张富德和部分师生参加了此次会议。

郑主任首先针对迎新生过程中需要注意的事项进行了讲解，如着装的统一和规范，文明用语，发生冲突时应冷静对待等。紧接着我系张富德秘书对人员进行了明确的分工，第一组由李静老师和马佼佼老师负责解答家长和学生对专业的疑惑以及专业发展和课程安排、今后毕业就业等问题。第二组由杨菲老师、赵斯老师和张乐老师负责场地布置，礼仪培训和学生报到时的详细流程。第三组由程会娜老师、张富德老师等对新生上交的有关资料进行专业分类与保管。第四组由王云博老师负责宣传工作。第五组由刘江波老师、张明超老师负责新生报到完后将学生集合带到操场进行军训。

为了使报到的每位新生家长更明白我系的办学理念，我系特意制作了光盘--《致家长的一封信》，使家长放心地将孩子留在艺体这个大家庭中。

会议期间，师生们认真听取系里安排，积极做出响应和讨论，每位师生清晰的知道自己的任务，力争在9月5、6日两天以最饱满地热情迎接每一位新生的到来。